… krav og tips til træningen.
I vores første artikel ”Er træning en vigtig del af et trade compliance program?” (artikel 1) konkluderede vi, at træning stadig er en vigtig og central del af et trade compliance program. EU Kommisionen, BIS og OFAC forventer det, og træning er en afgørende forudsætning for, at medarbejderne kan tilegne sig viden, huske og inddrage den nye viden i deres hverdag. Beslutninger træffes imidlertid ikke kun ud fra viden om regler og processer. Hvad medar- bejderen intuitivt tror, mener og føler – biasser – spiller også ind i beslutningsprocessen.
Med afsæt i juraens og adfærdspsykologiens verdener (og vores erfaring med træning) har vi i denne artikel sat fokus på træningen, og ser bl.a. om der er nogle krav, som skal opfyldes, og/eller noget andet, der kan optimere træningen.
I artiklerne henvises til EU Kommissionens vejledning som ”EUGE”, BIS’ vejledning som ”USGE” og OFAC’s vejledning som ”USGS”.
EU Kommissionen, BIS og OFAC’s krav til træningen
Myndighederne har ikke nogen lovkrav til træningen, men har i vejledningerne oplyst om de forventninger, de har til træningen i trade compliance programmer.
Helt overordnet skal træningen sikre, at medarbejderne får nok viden om reglerne og virk- somhedens compliance program til at kunne overholde dem ved udførelsen af arbejdet for
virksomheden. Der skal med andre ord både oplyses om reglerne og bygges en bro til de forskellige arbejdsopgaver i virksomheden.
Det forventes også, at medarbejderen ved træningen får tilstrækkelig forståelse til at med- arbejderen ”kan … tage overholdelsesforpligtelserne alvorligt”³.
Det betyder, at ud over at oplyse medarbejderne og sikre, at de ved, hvad de helt lavprak- tisk skal gøre i deres arbejdsfunktion for at overholde reglerne, så skal træningen altså re- sultere i et mindset, hvor compliance tages alvorligt og reglerne og compliance program- met de facto overholdes.
Myndighederne anbefaler at dette sker gennem minimum to slags træning:
- En generel ”awarenes træning” for alle medarbejdere i virksomheden, der giver medarbejderne en basal forståelse af eksportkontrol og sanktioner. Træningen skal også informere medarbejderne om ledelsens holdning til trade compliance og konsekvenserne for virksomheden og den enkelte medarbejder ved en manglende overholdelse.
- Uddybende og gerne skræddersyede træningsprogrammer til de medarbejdere, som har arbejdsopgaver, der kan tænkes at komme i berøring med trade compli- ance, f.eks. fordi de er ansat i salg, indkøb, udvikling, fakturering, HR eller ledelsen.
Denne slags træning skal give medarbejderne en viden om alle regler relevante for deres jobfunktion samt en viden om deres rolle og opgaver under trade compli- ance programmet.
EU Kommissionen anbefaler, at disse medarbejdere oplyses om alle ændringer til reglerne, så snart de er offentliggjort4.
Det forventes, at erfaringer fra performancegennemgange, revisioner, rapportering, korri- gerende tiltag og resultater af root cause analyser, indgår i virksomhedens træningspro- gram, når det er muligt.
Der er ikke nogen forventning fra myndighedernes side om, at træningen foregår på en be- stemt måde, f.eks. ved fysiske møder eller e-learning. Træningen kan gennemføres in-house i virksomheden eller via eksterne seminarer, abonnement på nationale, EU, BIS eller OFAC informationsmøder og andre uddannelsesinitiativer eller på anden vis.
Myndighederne forventer, at træningen gentages regelmæssigt og mindst en gang om året, men de giver ingen anbefalinger med hensyn til, hvorledes træning i øvrigt bedst gribes an, så de forventede resultater af træningen opnås.
Gør det så ”relevant” som muligt
Myndighederne forventer ikke, at medarbejderne skal uddannes til semi-jurister indenfor retsområdet trade compliance. Det er ”kun” de retsregler, der er ”relevante” for virksomhe- dens aktiviteter og virksomhedens compliance program, der skal trænes i.
Det betyder, at ikke alle regler skal berøres og/eller berøres i lige stort omfang. En virksom- hed uden import eller eksport skal således ikke have samme forståelse for eksportkontrol reglerne som en virksomhed, der indkøber fra leverandører i hele verdenen eller eksporte- rer til kunder i hele verdenen.
Det fremmer også læringen, at eksempler der inddrages i træningen, er så tæt på medarbej- dernes virkelighed som muligt. Eksempler, der gives på regler og processer, bør derfor så vidt muligt tage afsæt i den enkelte virksomhed. Eksempler til en virksomhed, der laver en- zymer til fødevareindustrien, bør derfor angå enzymer og fødevareindustrien og ikke f.eks. salg af reservedele til biler. Det at sikre relevans i alt i træningen har også den fordel, om- fanget af ”nyt”, der skal forstås og læres, begrænses mest muligt. Der er med andre ord min- dre ”nyt” medarbejderen skal forholde sig til og lære.
Inspiration eller egentlige eksempler kan hentes fra bl.a. auditerings rapporter og konklu- sioner på root cause analyser, som det også er anbefalet af myndighederne. Information om virksomheden herunder under interviews af medarbejdere indhentet som led af en risk as- sessment er også værdifulde at tage afsæt i, når træningen tilrettelægges og eksempler skal laves.
Ved at gøre træningen så relevant som mulig på som mange måder som muligt, bygges der bro under træningen mellem de regler, der skal overholdes, og den virkelighed, medarbej- derne befinder sig i. Det er en måde at sikre, at reglerne rent faktisk også overholdes i hver- dagen.
“Repetition is the mother of all skills”
Som vi konkluderede i artikel 1, er gentagelse en forudsætning for, at medarbejderne lag- rer det lærte under træningen på en niveau, hvor de bruger færreste ressourcer på at hu- ske og overveje, hvad der skal ske i en given situation. Ved gentagelse flyttes information fra ”nyt” til noget ”kendt”, der kan køre mere eller mindre på rygraden. Det flyttes fra en system 2 til en hurtig system 1 beslutningsproces.
Myndighederne anbefaler da også, at træningen gentages, men gentagelse kan og bør også ske under selve træningen. Det er ikke nødvendigt at vente et år med at gentage.
Under træningen kan centrale budskaber med fordel udvælges og gentages så mange gange og på så mange forskellige måder, som muligt.
Et centralt budskab kan for eksempel være, at tredjeparter skal screenes, før der indgås aftaler med dem eller betales/leveres til dem. Dette budskab kan gentages f.eks. som en oplysning (visuelt eller verbalt), ved spørgsmål til medarbejderne (”hvordan var det nu lige med tredjeparter. Kan du … ”?), storytelling, og kombinationer af alt dette.
Elimination af bias
Bias er fejlslutninger som sker på det ubevidste plan og kan indvirke i en beslutningspro- ces. Dette blev nærmere forklaret i artikel 1.
Udfordringerne med biasser er, at vi alle har dem, og vi er typisk ikke bevidste om dem. Ikke desto mindre, kan biasser være afgørende for, om regler efterleves, og om der egent- ligt kan opnås et mindset shift ved træningen.
En bias, der kan eksistere i en virksomhed, kan f.eks. være en opfattelse af, at compliance er en hindring for at gøre forretning. En sådan bias kan derfor føre til en modstand mod rent faktisk at udføre, det der læres i træningen. Medarbejderne kan i stedet fokuserer på at få det til at se ud som om, processer er udførte, men helt lavpraktisk gør medarbejderne som de altid har gjort.
En anden udfordring ved biasser er, at de ikke helt kan elimineres, men man kan forsøge at eliminere deres indvirkning på beslutningsprocessen⁵. Metoden hertil starter med en forståelse af, at bias kan forekomme – hos ledelsen, compliance afdelingen og alle andre medarbejdere. Ved at udvikle en bevidsthed om deres eksistens og indsamle viden om bi- asser hos medarbejderne, der kan have en negativ indvirkning i beslutningsprocessen, kan deres indflydelse elminieres.
Biasser, der kan være relevante at være opmærksom på, kan herefter inddrages i trænin- gen.
Nogle af de mest hyppigt forekommende biasser er:
- Bandwagon bias: Tendensen til at påtage sig en bestemt adfærd eller holdning, fordi at andre gør.
- Confirmation bias: Tendensen til at mennesker fortolker, fokuserer og kun husker information, der bekræfter deres egen forståelse og mening.
- Sunk cost and escallation of commitment bias: Tendensen til at fortsætte et pro- jekt, fordi der allerede er investeret penge og tid i det.
- Status quo bias: Tendens til foretrække at tingene forbliver relativt det samme.
Ovenstående er blot et mikroskopisk udpluk af alle de forskellige bias, der kan fore- komme⁶.
Et værktøj til at adressere biasser er at give medarbejderne nogle spørgsmål, som medar- bejderne kan stille sig selv i en given beslutningsproces. Dette kunne for eksempel være:
- Minder denne situation mig om en anden, der er gået galt?
- Er jeg nervøs for at træffe denne beslutning?
- Hvilke antagelser har jeg allerede gjort mig om denne situation?
- Er dette noget jeg VED eller er det noget, jeg føler, tror eller har på fornemmelsen (dvs. en bias)?
Derudover kunne træning også indeholde eksempler på de forskellige biasser for at gøre det konkret. Eksempler på biasser træningen med fordel kan undersøge og adressere:
- Bandwagon bias: Er der en bestemt holdning til, hvem der har ansvaret for com- pliance i virksomheden. Er der f.eks. en grundholdning om, at det er compliance, legal, moderselskabet, datterselskabet eller andre, der har det egentlige ansvar for at sørge for overholdelse af trade compliance?
- Confirmation bias: Er der en bestemt grundopfattelse blandt medarbejderne, som kan farve deres forståelse af træningen. Det kan f.ek. være, at compliance er en hin- dring for
- Sunk cost and escallation of commitment bias: Understrege at det at være compli- ant kan betyde, at virksomheden vil skulle opgive og stoppe projekter og leveran- cer til kunder, – også selvom det kan betyde tab af mange års indsats og tab af goodwill hos
- Status quo bias: Highlighte i hvilket omfang processer forbliver relativt det samme, og hvilke ændringer som er uundgåelige og kræver en ændring af status quo.
Biasser korrigeres gennem opmærksomhed på deres eksistens og indhold. Opmærksom- heden skabes via blandt andet at sikre, at medarbejderne er udstyret med spørgsmål, der i beslutningsprocessen kan kaste lys på biasser, der kan indvirke negativt på compliance processen. Når bias under træningen italesættes, øges bevidstheden om deres eksistens, indhold og indflydelse, og virksomheden mindsker risikoen for, at der bliver taget fejlbe- slutninger baseret på disse bias.
Træning i trade compliance – kort fortalt
Træning i trade compliance skal omfatte de retsregler og processer, der er relevante for medarbejderne, og den skal være tilrettelagt på en sådan måde, at medarbejderne tager compliance arbejdet alvorligt.
Ved tilrettelæggelsen af træningen, er det formålstjenligt ved eksempler og udvælgelse af retsregler at relatere træningen som meget som muligt til medarbejdernes dagligdag og virksomhedens aktiviteter. Repetition – gentagelse af centrale budskaber – vil sikre, at det lærte hurtigere bliver en integreret del af medarbejdernes hverdag og daglige beslutnings- processer. Herudover kan eksempler på relevante biasser med fordel inddrages i trænin- gen, så medarbejdernes bevidsthed øges og eventuelle negative virkninger begrænses mest muligt.
I næste artikel vil vi se nærmere på, om der er noget andet og mere ud over træning, virk- somheden med fordel også kan gøre for at sikre bedst mulig efterlevelse af trade compliance reglerne.
Den næste artikel kommer den 30. december 2021.
Hjemmeside: www.lykkeschmidt.com
Artikel af Isabella K. S. Schmidt, Bachelor i erhvervspsykologi og Annelise Lykke Schmidt, Advokat (L).
Publiceret 19. december 2021
