… og hvis det er, hvorfor dog det?
Undervisning i reglerne har altid været en del af den juridiske værktøjskasse. Men tiderne ændrer sig, og over de seneste 10-15 år er adfærdsregulerende værktøjer som ”nudging”, ”show-don’t-tell” og “employee compliance acknowledgement forms” dukket frem. Værktøjer der bliver anvendt til implementering af compliance programmer.
I en artikelserie i tre dele stiller vi skarpt på ”træning” og hvordan, man bedst træner i compliance programmer, og om der noget andet, man hellere skal gøre. Vi starter med denne artikel med fokus på om træning er vigtig. Svarene henter vi i juraens og adfærdspsykologiens verdener.
EU Kommisionen, U.S. Department of Commerce, Bureau of Industry and Security (BIS) og U.S. Department of the Treasury, Office of Foreign Asset Control (OFAC) er alle kommet med vej- ledninger til virksomhederne i etableringen og vedligeholdelsen af et robust og effektivt com- pliance program indenfor eksportkontrol og sanktioner (trade compliance). Vi vil i artiklerne henvise til EU Kommissionens vejledning1 som ”EUGE”, BIS’ vejledning1 som ”USGE” og OFAC’s vejledning1 som ”USGS”.
Er træning et lovkrav?
Træning er ikke et lovkrav, men EU Kommissionen, BIS og OFAC anser alle træning for en vigtig og uundværlig del af et trade compliance program. Nogle af deres be- grundelser er, at:
- “Training and awareness raising on dual-use trade control is essential for staff to duly perform their tasks and take compliance duties seri- ously.”, (jf. EUGE, Annex, Element 3).
- ”A good training program is critical to having an effective compliance program”, (jf. USGE, Element 5).
- “An effective training program is an integral component of a successful SCP”, (jf. USGS, s. 7, Training).
Disse myndigheder anbefaler som det overordnede mål med træningen, at:
- lære medarbejderne generelt om eksportkontrol og sanktioner, konsekven- serne ved en manglende overholdelse og virksomhedens holdning dertil,
- lære medarbejderne om, hvilke regler de helt præcist skal sikre bliver over- holdt, og hvilke processer de skal sørge for at udføre, og
- implicit sørge for, at der sker en adfærdsændring henimod en compliance kultur.
Myndighederne anbefaler, at undervisningen i reglerne gentages regelmæssigt og mindst en gang om året for at genopfriske hukommelsen hos medarbejderne og in- formere om ændringer i reglerne, compliance programmet e.a.
Det følger af domspraksis og offentliggjorte forlig, at i U.S. kan træning af medarbej- dere reducere konsekvenserne af en overtrædelse, f.eks. ved at reducere bødestør- relsen ². Det vil formegentligt også være tilfældet i EU. Så selvom træning ikke er et lovkrav, har det betydning, hvis træning ikke gennemføres.
Træning er med andre ord meget vigtig set fra myndighedernes side, og baggrunden for det synes at bygge på en antagelse om, at hvis bare medarbejderne kender reg- lerne og ved, hvad de skal gøre, så gør de det også.
Er psykologien enig heri?
Indenfor kognitionspsykologien er det almindeligt antaget, at man øger sandsynlig- heden for at huske, det man lærer, jo mere man terper, træner og modtager under- visning. Med andre ord: jo flere ressourcer en virksomhed bruger på at træne sine
medarbejdere, jo større sandsynlighed er der for, at det lagres i hukommelsen og bliver til reel læring hos medarbejderne.
To amerikansk-israelske psykologer, Daniel Kahneman og Amos Tversky, har opstil- let en psykologisk beslutningsteori, hvor de har opdelt et menneskes beslutnings- proces i to systemer: system 1 og system 2 ³.
Kort fortalt: System 1 er menneskets autopilot, som handler hurtigt og intuitivt. Det er også i dette system, der kan forekomme fejlslutninger, såkaldte ”bias”, da et men- neske ved anvendelse af dette system bruger sit urinstinkt og mavefornemmelse til at træffe en beslutning. Fordelen ved systemet er, at et menneske ved brug af dette system er hurtig til at nå til en beslutning, og flere problemstillinger kan behandles på samme tid. Dette skyldes at processen involverer et menneskes evne til at gen- kende mønstre. System 2 er derimod et menneskes mere velovervejede og reflek- sive beslutningsproces. Den er derfor en langsommere proces. Her bruges flere kog- nitive ressourcer på at træffe én beslutning, men til gengæld er der større sandsyn- lighed for, at den er korrigeret for evt. bias.
Eksempel: En virksomhed bliver kontaktet af en person i Iran, der gerne vil købe virksomhedens produkter. Sælgeren husker noget om, at det er et sanktioneret land, og der kan være alvorlige konsekvenser forbundet med at handle med Iran. Hvis
sælgeren træffer en beslutning ved anvendelse af system 1 alene, vil beslutningsre- torikken lyde noget alla: ”Det kan være farligt at gøre handel i Iran. Jeg skal ikke risikere noget. Jeg siger nej til salget.” Sælgeren træffer i eksemplet en hurtigt intui- tiv beslutning ud fra egen mavefornemmelse, og resultatet bliver her at afvise salg. Havde sælgeren i stedet truffet en beslutning ved anvendelse af system 2 alene, ville beslutningsretorikken i stedet have lydt noget alla: ” Det kan være farligt at gøre handel i Iran. Jeg skal lige overveje hele situationen og søge rådgivning, før jeg gør noget som helst. Det er en alvorlig og vigtig beslutning, jeg er i gang med.”
Hvilken relevans har dette så for træning i compliance program- mer?
Når et menneske har lært noget nyt og begynder at tage det i anvendelse bruges system 2 som beslutningsproces. Det er for eksempel situationen, når en medarbej- der har været til træning i eksportkontrol og sanktioner, og har lært nye processer, der skal gennemføres som led i arbejdet. Fordi det ikke er noget der kører på rygra- den (system 1), skal medarbejderen i en periode bruge flere ressourcer (tid, energi og fokus) på at gøre sit arbejde (system 2).
Men er system 1 beslutninger så altid dårlige?
Nej, det er de ikke. Den hurtige beslutningsproces er ikke nødvendigvis fejlbehæftet. Træning, gentagelse og erfaring vil med tiden føre til at medarbejderen skaber en ny mønstergenkendelse, som kan anvendes i beslutningsprocessen. Det fører til en hurtigere og hurtigere system 2 tænkning, der til sidst bliver til en system 1 proces. Dvs. ved at træne medarbejderen øger virksomheden sandsynligheden for at den nye viden og den nye måde at gøre tingene på ved træning kan flyttes over i en sy- stem 1 beslutningsproces. Medarbejderen kan herefter træffe beslutninger hurti- gere og samtidig spare kognitive ressourcer. Det, der før var svært, bliver nemmere.
”Repetition is the mother of all skills”, Tony Robbins.
Hvis en virksomhed bruger ressourcer på regelmæssigt at gentage træning af med- arbejderne, vil viden blive lagret bedre, og beslutninger kan træffes hurtigere.
I skyggen lurer bias
Men … så er der det med bias, altså fejlslutninger der indgår i beslutningsprocessen. Der er størst risiko for bias i system 1, og bias elimineres ikke nødvendigvis ved træning i regler og processer.
Indenfor klassisk beslutningsteori antages det at et menneske vil træffe den per- fekte beslutning, der kan maksimere egen nytte, når blot al viden og dermed alle
mulige valg er tilgængelig. Det ser ud som om, det er denne beslutningsteori, myn- dighederne i EU og U.S. har bygget deres anbefalinger til træning op omkring.
Indenfor adfærdspsykologien er der imidlertid mange flere faktorer, der spiller ind i en beslutningsproces. Disse faktorer kan føre til, at et menneske gør noget andet end at nå det mål, der rationelt vil være det bedste. Så hvad er det, og hvorfor kan det influere og kortslutte beslutningsprocessen, uanset hvor fin træning, der gives?
Psykolog, økonom og politolog Herbert A. Simon forklarer dette med ”bounded ra- tionality” 4 , som henviser til at et menneske er begrænset rationelle i måden at træffe beslutninger på. Det skyldes, at et menneske har begrænset kognitive res- sourcer og kan falde i forskellige tankefælder, også kaldet bias. Et eksempel på én slags bias, mennesker nemt falder i, er ”group think bias”. Hvis én medarbejdere ud- trykker utilfredshed over noget ved et compliance program er der en risiko for, at dette smitter til kollegaerne. Et menneske har en tilbøjelighed til at skabe konformi- tet og forsøge at være som resten af gruppen. Dette sker af mange forskellige grunde, f.eks. af frygt for at blive udelukket fra fællesskabet. Denne bias kan i værste fald føre til noget, der kaldes ”lemming effekten”. Dvs. at gruppen kollektivt løber ud over kanten, fordi ingen sætter spørgsmålstegn ved adfærden og de beslutninger, der træffes. Bias lever med andre ord i skyggen, og måden at korrigere for bias er, ved at finde frem til dem og kaste lys på dem f.eks. som del af træningen.
Og svaret er ….?
Træning er stadig vigtig og et helt centralt element i et trade compliance program. Det er forudsætning for, at medarbejderne kan tilegne sig viden, huske og inddrage den nye viden i beslutningsprocessen, – og det hurtigere og hurtigere for hver gang en træning gentages. Træning er med andre ord en forudsætning for at en virksom- hed kan få succes med at overholde de regler, der er relevante for den.
Træning er dog ikke i sig selv en sikkerhed for, at reglerne rent faktisk også bliver overholdt, eller at der sker en adfærdsregulering henimod en stærkere compliance- kultur.
Et menneske træffer nemlig ikke kun beslutninger ud fra, hvad de rent faktisk ved er rigtigt, men også ud fra, hvad det tror er rigtigt, fejltænkninger, – bias. Ved at være opmærksom på og inddrage sådanne bias i compliance programmet og træningen, vil en virksomhed kunne øge sandsynligheden for, at relevante eksportkontrol reg- ler og sanktioner vil blive overholdt.
I næste artikel vil vi se nærmere på, hvordan virksomheden kan gribe denne træning an så forventningerne fra EU og U.S.’ myndigheder indfries og bias i medarbejdernes beslutningsprocesser korrigeres.
Den næste artikel kommer den 17. december 2021.
Hjemmeside: www.lykkeschmidt.com
Artikel af Isabella K. S. Schmidt, Bachelor i erhvervspsykologi og Annelise Lykke Schmidt, Advokat (L).
Publiceret 10. december 2021.
